بالنسبة للأمور المالية لا بد من الأخذ بعين الاعتبار ما يلي :
` الحرص الكامل والالتزام بتطبيق التعليمات المالية حسبما جاءت من وزارة التربية والتعليم وإعادة الاطلاع عليها كي يذكر مدير المدرسة نفسها بما جاء فيها .
` ضرورة الحصول على دفاتر جلود المقبوضات اللازمة من قسم المحاسبة في المديرية قبل بداية العام الدراسي من كل عام .
` أن تكون الكتب الواردة من مديرية الشؤون الاجتماعية والمتعلقة بالطلبة أصحاب القضايا الاجتماعية كاملة من حيث اسم صاحب الحالة " الطالب" وأن يكون مطابقاً مع اسمه في المدرسة وتاريخ إصدار الكتاب ورقم الحالة في مديرية الشؤون الاجتماعية وختم وتوقيع مدير الشؤون الاجتماعية على الكتاب وأن يكون أصلا وليس صورة .
` لا يجوز ولا بأي شكل من الأشكال جمع النقود من الطلبة " غير التبرعات المدرسية " إلا بإذن خطي من مدير التربية والتعليم وبعد ذلك يتم عمل قائمة بأسماء الطلبة والمبلغ الذي دفعه كل طالب و أن تكون هذه القائمة موقعه من قبل مدير المدرسة واللجنة المالية فيها وأن يتم عمل سند قبض من دفاتر جلود المقبوضات في المبلغ الذي تم جمعه ومن ثم إدخاله في ميزانية المدرسة وصرفه حسب الأصول المالية المعروفة بعد الحصول على الموافقة المطلوبة وسوف يتحمل مدير المدرسة مسئولية مخالفة ذلك .
` ضرورة عمل وتحرير سند قبض من دفاتر جلود المقبوضات بأية مبالغ تصل إلى مدير المدرسة وإدخالها في ميزانية المدرسة .
` اللجوء إلى آلية الطواف " جولات الشراء " والمناقصات في الشراء وذلك لعدم الوقوع في مصيدة التجزئة .
` أن تكون أسماء أعضاء اللجنة المالية مكتوبة على الفواتير بالاسم الصريح والتوقيع وليس الاسم وحده أو التوقيع وحده .
` التأني في التسجيل في دفاتر جلود المقبوضات كي نتجنب الخطأ والشطب وذلك من أجل ان تكون دفاترنا صحيحة ونظيفة ومرتبة مع التشديد على عدم التسجيل بقلم الرصاص وعدم استعمال حبر الطمس
` أن يتم تسجيل المبلغ الإجمالي في نهاية كل دفتر على حده وعدم نقل المبالغ الإجمالية في دفاتر جلود المقبوضات من دفتر وإضافتها إلى الدفتر الذي يليه .
` تسجيل مبلغ كل دفتر على حده في السجل المالي وتسجيل رقم أول وصل مالي في الدفتر ورقم أخر وصل في نفس الدفتر من وصل .. . . إلى وصل . . . . .
` في حالة إلغاء بعض سندات القبض في دفاتر جلود المقبوضات يجب الإبقاء على النسخ الثلاث الخاصة بسند القبض في دفتر جلود المقبوضات البيضاء والصفراء والزرقاء وتدبيسها والكتابة عليها باللون الأحمر ملغي مع بيان سبب الإلغاء .
` ضرورة إرسال فواتير المياه والكهرباء إلى محاسب المديرية في بداية كل شهر وبأقصى سرعة ليتمكن المحاسب من إرسالها إلى الوزارة كي تقوم الوزارة بدفع ثمنها إلى المدرسة وفي حالة التأخير يتحمل مدير المدرسة مسئولية ذلك .
` العمل على إيداع كافة أموال التبرعات المدرسية في البنك أولاً بأول ومن ثم إجراء عملية سحب هذه الأموال بواسطة أذونات صرف عن طريق محاسب التربية والتعليم .
` ضرورة عمل مستندات إدخال للفواتير أولاً بأول سواء ما تحويه هذه الفواتير من مواد ثابتة أو مستهلكة مع ضرورة الفصل بين الثابت والمستهلك .
` أن تكون فواتير المشتريات ضريبية ومشتغل مرخص وأن تكون دقيقة من حيث :
· وجود الكمية و السعر في الفاتورة .
· التأكد من عدم وجود أخطاء في الضرب والجمع .
· إغلاق الفاتورة في نهايتها .
· توقيع اللجنة المالية على الفاتورة وختمها بختم المدرسة .
· أن تكونه الفاتورة باسم المدرسة وليس بأي اسم آخر .
· أن يدون تاريخ إصدار الفاتورة بشكل جيد وواضح .
` في حالة الحصول على خصم مصدر يجب الانتباه إلى عدم قبول صورة دون أصل ومطابقة الأصل مع الصورة من حيث اسم صاحب المحل " المورد" رقم المشتغل المرخص بين الفاتورة وخصم المصدر وأيضاً أن يكون تاريخ انتهاء خصم المصدر بعد تاريخ تحرير الفاتورة وكذلك المبلغ المسجل في خصم المصدر يغطي مبلغ الفاتورة التابعة له .
` ضرورة تعبئة رقم مستند الإدخال ورقم صفحة السجل ورقم موافقة الصرف على السجل المالي .
` ضرورة إرفاق النسخة الأصلية " البيضاء " من مستند الإدخال بعد ختمها من اللوازم مع الفاتورة الخاصة بها وتسجيل رقم المستند ورقم صفحة السجل على الفاتورة وفي حالة إشراك مستند إدخال واحد مع عدة فواتير نرفق المستند على فاتورة ونسجل على باقي الفواتير رقم المستند ونكتب عليها " مستند الإدخال مرفق مع فاتورة رقم كذا .
` ضرورة إرفاق شهادة إنجاز وحسن تنفيذ مع الفواتير اللازمة لذلك مثل فواتير شراء مواد صيانة أو مواد بناء أو مواد دهان وغيرها وكذلك فواتير الخدمات " إيصالات الدفع " موقعه من مدير المدرسة واللجنة المالية في المدرسة والشخص المسؤول المشرف على العمل من مكتب التربية والشخص الذي قام بالعمل .
` في حالة إعلان المناقصات لا بد من وضوح الإعلان وإعطاء المواصفات المطلوبة والتفصيلات اللازمة كي لا نقع تحت تفسيرات المورد فمثلاً عند شراء طاولة معلم ويجب التحديد في إعلان المناقصة مواصفاتها من حيث الطول العرض الارتفاع كم جارور فيها كم خزانة جانبية فيها هل هي خشب أم من حديد أم من فورمايكا هل التكلفة تشمل توصيل الطاولة إلى المدرسة أم لا وغيرها وينطبق ذلك أيضاً على القرطاسية والمختبرات والأدوات الرياضية وغيرها .
` أن يتطابق اسم الشخص الذي رست عليه المناقصة مع اسمه على الفاتورة وخصم المصدر وأن يكون رقم المشتغل المرخص الموجود على الفاتورة هو نفسه الموجود على خصم المصدر .
` أن يتأكد مدير المدرسة أن المواد المسجلة في الفاتورة والتي وصلت المدرسة هي نفسها المواد المطلوبة في المناقصة أو الطواف وحسب الأسعار المتفق عليها قبل دفع الفاتورة .
` أن يتأكد مدير المدرسة أن الأدوات المشتراة والتي وصلت المدرسة هي حسب المواصفات المطلوبة والمسجلة في المناقصة أو الطواف وكذلك مدى صلاحيتها للاستعمال وكل ذلك قبل دفع ثمن الفاتورة للتاجر المورد .
` لا يجوز تكديس الأموال في ميزانية المدرسة ويجب الإنفاق بنسبة لا تقل عن 95% حتى نهاية السنة الدراسية بشرط أن يكون ذلك حسب الأصول المالية الصحيحة والمتمشية مع المصلحة العامة ودون تبذير وفق الخطة المالية للمدرسة .
` أن يتم وضع الفواتير صغيرة الحجم على أوراق دفاتر عادية بحيث يتم تخريم ورقة الدفتر العادي وليس الفاتورة لوضعها في ملف (البوكس فايل) الخاص بالفواتير للحفاظ عليها سليمة من ناحية الأرقام والكلمات .
` عند استعمال نموذج إيصال الدفع كفاتورة أجور مواصلات سواء كانت أجور مواصلات دورات أو أجور نقل فرق رياضية أو غير ذلك يجب أن يتم إرفاق صورة عن كتاب التكليف الخاص بهذه الدورة ولن تقبل مثل هذه الفواتير إطلاقا إذا لم يتم إرفاق صورة عن كتاب التكليف الخاص بها وذلك من اجل تدعيم مثل هذه الفواتير لأنها ليست ضريبية وليست أصلية ويمكن تبديلها في أي وقت .
` أن توضع الفواتير في ملف خاص بها ( بوكس فايل ) كبير حتى يسهل إخراج أي فاتورة عند اللزوم .
` عند احتساب الرصيد للإيرادات لا بد من اتباع المعادلة التالية :
` الإيرادات الخاصة بالسنة الماضية ( ) مطروحاً منه المصروفات الخاصة بالسنة الماضية ( ) يعطينا الرصيد المدور للإيرادات من السنة الماضية إلى السنة الحالية ويسجل هذا الرصيد في رأس قائمة الإيرادات .
` الرصيد المدور للبنك في السنة الجديدة الحالية هو نفس الرصيد الخاص بالبنك في نهاية السنة الماضية .
` عند حصول خطأ في التسجيل في أي سجل من سجلات المدرسة يجب شطب الخطأ باللون الأحمر وتسجيل الصحيح باللون الأزرق .
` ضرورة تصوير فواتير الكهرباء والماء قبل تسليمها إلى قسم المالية في مديرية التربية والتعليم ووضع ختم وتوقيع محاسب المديرية عليها على أنها صورة طبق الأصل .
وفيما يتعلق بالأمور الإدارية فلا بد من الأخذ بعين الاعتبار ما يلي :
` العمل على تحصين الغرف المدرسية وخاصة غرفة الإدارة وغرفة المختبر والسكرتير ومركز الحاسوب باستعمال حراسة حديدية قوية على الشبابيك وإقفال من النوع الممتاز جداً على أبواب الغرف المذكورة .
` المحافظة على الغرف المدرسية وإجراء أعمال الصيانة اللازمة بشكل مستمر وخاصة الأسطح والمزاريب لمنع الدلف والرطوبة وتزين جدران الغرف الصفية باللوحات الفنية التربوية .
` ضرورة عدم تصوير أوراق رسمية أو أوراق امتحانات خارج مدارس المحافظة .
` متابعة أعمال السكرتير في المدرسة من قبل المدير للاطلاع والمعرفة أولاً بأول على جميع الأعمال الإدارية ولمساعدته في تفادي الأخطاء أن وجدت .
` الحفاظ على مراكز الحاسوب ـ المختبرات ـ المكتبات من ناحية النظافة الترتيب والتصنيف للأدوات المخبرية في خزائن المختبر وتفعيل مراكز الحاسوب و المختبرات والمكتبات من قبل طلاب المدرسة .
` العمل على إجراء عمليات التسلم والتسليم ما بين المدير القديم والمدير الجديد في المدرسة بالسرعة الممكنة.
` ضرورة الالتزام بتعليمات قبول طلاب الصف الأول الأساسي والالتزام بالتعليمات الواردة من وزارة التربية والتعليم العالي مع وجود ملف خاص لكل طالب يحتوي على بطاقة الطالب التراكمية وصورة عن شهادة ميلاد الطالب مصدقة ومختومة من قبل مدير المدرسة على أنها صورة طبق الأصل حيث يتم مطابقة الصورة مع الأصل وصورة عن هوية ولي أمر الطالب على أن يكون الطالب مسجلاً في هوية ولي الأمر .
` علم الدولة واليافطة : فالعلم يجب أن يكون مرفوعاً على السارية خفاقاً نظيفاً وكذلك اليافطة يجب أن تكون واضحة نظيفة وظاهرة على مدخل المدرسة .
` وضع صورة الرئيس في غرفة الإدارة وأن تكون في إطار ممتاز وفي مكان ظاهر .
` أن يردد جميع الطلاب النشيد الوطني في الطابور الصباحي اليومي دلالة واضحة على بناء دولتنا الفلسطينية وعاصمتها القدس الشريف ….
` المحافظة على فعاليات الصباح اليومية من خلال الطابور المدرسي من قراءة سورة الفاتحة والقرآن الكريم والتمارين الرياضية و إلقاء الكلمات سواء من مدير المدرسة أو من معلمين أو من طلاب على أن يتم مراقبة هذه الكلمات والاطلاع عليها قبل الإلقاء ووضعها في ملف خاص بها .
` توثيق الكلمات والفعاليات الصباحية في سجل خاص وبشكل يومي بالإضافة إلى الملف المذكور سابقاً.
` تنظيم السجلات المدرسية وترتيبها بحيث تكون دقيقة وواضحة وكاملة التوثيق وسهلة الرجوع إليها عند الحاجة ومن هذه السجلات ما يلي :
أ. سجل الحضور الصباحي والمغادرة : حيث يوقع كل موظف بنفسه مبيناً الزمن حال الوصول إلى المدرسة صباحاً وحال المغادرة بعد انتهاء الدوام ويشكل ذلك حماية للموظف حيث يثبت انه كان في عمله الرسمي إذا فرضت عليه أمور جانبية عارضة ، وبعد بدء الدوام يغلق مدير المدرسة حضور ذلك اليوم بالخط الأحمر ويذيل توقيعه عليه .
ب. سجل الاجتماعات : أن يحرص مدير المدرسة على اقتناء سجل مجلد يسمى سجل الاجتماعات يدون فيه الاجتماعات المعقودة بأرقامها وتواريخها والغاية منها وتوصيات مدير المدرسة مع توقيع المعلمين عند نهاية كل اجتماع .
ت. سجل الدوام الشهري : أن يكون مرتباً ويعبأ على ثلاث نسخ يوماً بيوم ولا يجوز تعبئته في نهاية الشهر لتلافي الخطأ .
ث. سجل الصادر والوارد : أن يقتني مدير المدرسة سجلاً يطلق عليه سجل الصادر والوارد ويمكن اعتبار النصف الأول من السجل " سجل الصادر " والنصف الثاني " سجل الوارد " تسجل فيه المراسلات الصادرة والواردة بأرقامها وتواريخها والغاية منها كما يترتب على ذلك من يسر في العمل حال الرجوع إلى أي كتاب رسمي أو ملف إذا اقتضى الأمر ذلك كما ويمكن أن يكون سجل خاص للصادر وسجل خاص للوارد في المدرسة .
ج. سجل الحضور والغياب الخاص بالطلاب : بحيث يكون نظيفاً مرتباً لما له من دور في تقييم حضور الطالب و ضرورة تعبئة المعلومات الخاصة بالطلبة في الصفحة الأولى من السجل ويدون فيه اسم الطالب شهرياً .
ح. سجل التسرب والغياب المتكرر و المغادرة للطلاب : حيث يظهر في هذا السجل حالات الغياب المتكررة للطالب والمغادرة أثناء الدوام بسبب ظرف معين سواء مرض أو غير ذلك وكذلك حالات التسرب و أسبابها وطرق وآلية علاج مثل هذه الحالات لمنع تكرارها وتفشيها .
خ. سجل مجلس الضبط : حيث تدون فيه أسماء أعضاء مجلس الضبط والقرارات التي اتخذت بشأن كل قضية في المدرسة مع توقيع أعضاء المجلس عليه .
د. سجلات العهدة مثل سجل الأثاث ـ الكتب ـ المختبر ـ المكتبة ـ المالية المساعد وغيرها من سجلات العهدة .
` الملفات المدرسية : شريطة أن تكون مرتبة ومنظمة بحيث توضع في خزائن خاصة مع الحرص على تسلسلها الرقمي ويوضع كل كتاب أو تعميم في الملف الخاص به من أجل الرجوع إليه عند الحاجة و بالسرعة الممكنة .
` نظافة المدرسة ومرافقها :
A. الحرص على نظافة الوحدة الصحية وباهتمام بالغ وباستعمال أدوات التنظيف والتطهير وبشكل دائم تجنباً لأي مرض أو وباء كما يجب أن يكون عدد الفتحات كافية لأعداد الطلبة قدر الإمكان .
B. مياه الشرب : التأكد من صلاحيتها وعدم تلوثها والحرص على نظافة خزانات المياه إن وجدت في بعض المدارس .
C. توفير مشربيات للطلبة في المدرسة على أن يكون لها غطاء معدني مقفل حسب المواصفات الجيدة .
D. الحرص على نظافة الملاعب والساحات المدرسية بشكل دائم ومستمر .
` تشكيل مجلس آباء في المدرسة بحيث يكون مدير المدرسة رئيساً ويتم تشكيل المجلس إما بالانتخاب أو بالتزكية وتحدد اجتماعات دورية يبين فيها مهام المجلس وصلاحياته ويمنع منعاً باتاً أن يقتني مجلس الأباء دفاتر وصولات لجمع التبرعات من المجتمع المحلي مكتوباً عليها اسم المدرسة .
` الامتحانات العامة :
أ. أن تكون سجلات العلامات المدرسية نظيفة ومرتبة وواضحة وخالية من القشط والشطب ومن استعمال حبر الطمس وأن توضع في خزائن جديدة للحفاظ عليها .
ب. الالتزام بمواعيد الامتحانات الفصلية التي تحددها وزارة التربية والتعليم العالي .
` أن يتابع مدير المدرسة دفاتر التحضير الخاصة بالمعلمين في المدرسة أسبوعيا على الأقل وتوجيه الإرشادات اللازمة مع ضرورة وضع التوقيع والتاريخ عليها.
` الاعتناء بالمقصف المدرسي من حيث صلاحية البناء والإعلان عن الضمان في بداية دوام الهيئة التدريسية من كل عام بكتب رسمية تعلق على المحلات العامة وكذلك يجب عقد اتفاقية بين إدارة المدرسة والضامن الذي يرسي عليه العطاء ولا بد من تشكيل لجان صحية في المدرسة لمراقبة المقصف باستمرار من حيث النظافة و جودة الأطعمة والمشروبات وصلاحيتها للاستهلاك من حيث تاريخ الانتهاء وكذلك التخلص من النفايات الناتجة عن المبيعات في المقصف .
` تعريف العاملين بالتعلميات المتعلقة بدوامهم الواردة من وزارة التربية والتعليم العالي ومديرية التربية والتعليم ووضع هذه التعليمات على لوحة الإعلانات وشرحها لهم من خلال الاجتماعات الرسمية وتوقيعهم على الكتب الرسمية الخاصة بكل واحد منهم .
` متابعة إجازات العاملين في المدرسة سواء العرضية منها أو المرضية وتوثيق هذه الإجازات في الملف الخاص لكل منهم بعد إرسال النموذج الخاص بالإجازة إلى مديرية التربية والتعليم لختمها والتوقيع عليها .
` استغلال الساحات المدرسية الخالية لعمل حدائق وزراعتها بأشجار الزينة للمحافظة على بيئة جميلة ونظيفة وصحية في المدرسة .
` العناية بالملاعب المدرسية من حيث النظافة والتخطيط والتنظيم وإزالة العوائق منها إن وجدت .
` المتابعة اليومية للغرف الصفية من حيث النظافة والإضاءة والتهوية .
` متابعة دورات المياه والمغاسل والمشارب وتوفير وحدات صحية منفصلة لكل من الذكور والإناث في المدارس المختلطة .
` المتابعة اليومية لأعمال الاذنه في المدرسة من أجل إعانتهم على القيام بأعمالهم في المدرسة بالشكل المطلوب .
` تشكيل لجان مدرسية وتعريفها بمهامها وتوثيق أعمالهم ونشاطاتها في سجل خاص لكل لجنة مثل لجنة صحية ،ثقافية ،علمية، لجنة مبحث لجنة رياضية لجنة النظافة العامة في المدرسة لجنة المقصف وغيرها .
` توفير وحدة إسعاف أولي ووسيلة إطفاء في المدرسة .
` تكون مفاتيح مراكز الحاسوب والمختبرات وغرفة الإدارة وغرفة السكرتير مع مدير المدرسة والمعلم المسؤول عن كل منها .
` أن تكون المستندات والأوراق الرسمية المرسلة إلى مديرية التربية والتعليم مختومة بختم المدرسة وموضحاً عليها اسم المدرسة ومديرها وتوقيعه بشكل واضح وصريح .
` وجود حاملة خرائط على شكل سلم متدرج بحيث يتم وضع الخرائط ملفوفة عليها ويتم تسجيل اسم الخارطة على كل حلقة من حلقات الحاملة وذلك من أجل الحفاظ على سلامة هذه الخرائط من التلف ومن أجل سهولة الرجوع إليها .
` أن يبذل آذن المدرسة جهده في الحرص على ممتلكات المدرسة من العبث والمحافظة عليها كما جاء في كتاب مهام الاذنه الوارد من الوزارة .
` وضع الأجهزة التعليمية مثل جهاز التلفزيون وجهاز الفيديو في الأماكن المناسبة لها لاستعمالها و تفعيلها لمصلحة الطلبة وعدم الإبقاء عليها في الغرف الإدارية .
` ترشيد استهلاك الكهرباء والماء والحرص على الأموال العامة وذلك بإطفاء الأنوار في الغرف أثناء الاستراحة اليومية أو أثناء النشاط والرياضة ونذكر بضرورة إطفاء زر الأمان العام للكهرباء وشبر الماء في المدرسة بعد نهاية الدوام اليومي .
` يمنع استعمال الهواتف الخلوية " البلفونات " أثناء الحصص اليومية في المدرسة .
` عند تنظيم رحلات مدرسية لا بد من وجود ملف خاص بها يحتوي على ما يلي :
أ. قامة بأسماء أعضاء اللجنة المشرفة على الرحلة من معلمي المدرسة موقعه من كل عضو .
ب. قائمة بأسماء الطلبة المشاركين في الرحلة وقيمة المبلغ المدفوع من كل طالب .
ت. إحضار فواتير ضريبية رسمية ومن مشتغل مرخص بأجرة الباصات موقعه من أعضاء اللجنة المالية المشرفة على الرحلة ومختومة بختم المدرسة وتوقيع المدير عليها وكذلك إحضار خصم مصدر إذا زادت قيمة الفاتورة للرحلة عن 1000 شيقل .
ث. إحضار سند قبض من شركة الباصات بالمبلغ المدفوع إليها كأجور للرحلات .
ج. ضرورة توضيح وتوثيق كافة نفقات الرحلة في التقرير المالي المرسل إلى التربية وأن يكون التقرير موقعاً من مدير المدرسة اللجنة المشرفة على الرحلة ومختوماً بختم المدرسة على أن تبقى صورة عن التقرير المالي في المدرسة .
ح. تحديد الخط المرسوم للرحلة من و إلى وتحديد ساعة الانطلاق وساعة العودة .
خ. التفقد المستمر للطلبة عند كل استراحة وعند الانطلاق إلى موقع آخر أثناء الرحلة .
د. إعادة المبالغ المتبقية إلى الطلبة المشاركين في الرحلة إن رغبوا في ذلك أو إدخالها في ميزانية المدرسة بسند قبض رسمي من دفاتر جلود المقبوضات .
` يفضل تركيب أجراس منبهه على أبواب مدارس البنات وذلك للإشعار بأن هناك زائر قد وصل إلى المدرسة .
أما فيما يتعلق باللوازم المدرسية فلا بد من الأخذ بعين الاعتبار ما يلي :
` في حالة حسم ثمن الأدوات واللوازم المقدمة من مديرية التربية والتعليم إلى المدرسة لا بد من الحصول على هذه الأدوات واللوازم من الأقسام المعنية في المديرية قبل تسجيلها في السجلات المالية ومن أجل تحرير مستندات رسمية بهذه الأدوات واللازم .
` إجراء المطابقة السنوية لسجلات اللوازم الموجودة في المدرسة مع سجلات اللوازم الخاصة بالمدرسة الموجودة في المديرية .
` أن يكون هناك تطابق فعلي بين موجودات المدرسة في كل من السجل والواقع ويتم ذلك بالتسجيل أولاً بأول .
` ضرورة عدم الخلط بين المواد الثابتة والمواد المستهلكة عند الإدخال .
` ضرورة الإبقاء على عدد كاف من دفاتر مستندات الإدخال في المدرسة من أجل إدخال المواد الثابتة والمستهلكة أولاً بأول وكلٌ على حده حيث يتم الحصول عليها من مديرية التربية والتعليم " قسم اللوازم " .
` عمل جرد فعلي دائم للوازم في المدرسة وعدم وجود نقص فيها وفي حالة الزيادة يجب عمل مستندات إدخال في المواد الزائدة وترحيلها إلى السجلات الخاصة بها .
` في حالة الإتلاف لا بد من الحصول على موافقة رسمية للإتلاف بعد رفع قوائم إتلاف رسمية بالمواد المراد إتلافها وبعد الموافقة لا بد من تنفيذ عملية الإتلاف بشكل فعلي سواء بالحرق أو التكسير أو بالاستفادة منها لخدمة الطلاب إن أمكن مثل تحويل المقاعد القديمة سواء الحديدية أو الخشبية إلى مقاعد أرضية فقط توضع في حدائق أو حول ملاعب المدرسة لاستراحة الطلاب عليها أوقات الفراغ .
` ضرورة توفر الأثاث اللازم لجميع طلبة المدرسة وملاءمته للفئة العمرية وفي حالة النقص يجب مراجعة قسم اللوازم في المديرية .
` ضرورة إجراء أعمال الصيانة اللازمة والمستمرة للأثاث المدرسي للمحافظة عليه وأن يكون ذلك أولاً بأول وكذلك تشكيل لجان صفية للمحافظة على الأثاث.
` عمل مستندات إدخال في اللوازم الثابتة الواردة إلى المدرسة سواء عن طريق الشراء أو من أي مصدر آخر على ان يتم إرسال نسختين منه " الأولى والثانية " إلى مديرية التربية والتعليم " قسم اللوازم " حيث يتم ختمها والمصادقة عليها وبعد ذلك يتم إعادة النسخة الأولى إلى المدرسة .
` تسجيل المواد المستهلكة في مستندات إدخال خاصة بها ويتم ترحيلها إلى سجل المواد المستهلكة الموجودة في المدرسة دون إرسال نسخ منها إلى مديرية التربية والتعليم .
` إفراد صفحة خاصة لكل صنف من اللوازم بحسب مواصفاته مع تدوين هذه المواصفات على الصفحة نفسها .
` القيام بتوعية الطلاب من أجل المحافظة على الأثاث ومعالجة ظاهرة إلحاق العطب والتلف بالأثاث المدرسي من قبل البعض من الطلبة باعتبار الأثاث جزء من الملك العام وخاصة في الكلمات الصباحية من خلال الإذاعية المدرسية .
` القيام بجولات تفقدية من قبل إدارة المدرسة على الصفوف لتفحص الأثاث وإشعار الطلبة أن هناك متابعة مستمرة من قبل إدارة المدرسة للأثاث لمنع إتلافه .
` توفير ما يلزم من براغي ومواد أخرى من أجل إجراء أعمال الصيانة اللازمة للمحافظة على الأثاث المدرسي .
` تفعيل لجان المحافظة على الأثاث المدرسي .
` عدم استخدام الأثاث المدرسي لأية أغراض خارجية كاستخدامه في الحفلات المحلية أو الاجتماعات العامة أو أثناء المباريات بعد الدوام الرسمي .
` يفضل عدم دخول الطلاب إثناء الاستراحات إلى الصفوف وخاصة الذكور منهم وإغلاق الأبواب وإذا لزم دخول الطلاب إلى صف أثناء الاستراحة لسبب ما يكون ذلك بمعرفة المناوب ومدير المدرسة .
` يكون خروج الطلاب في الحصة الأخيرة بإشراف المعلم ويكون المعلم أخر الذين يغادرون الصف بعد التأكد من مغادرة جميع الطلبة .
` حصر الأثاث الذي لا يتناسب وحاجة المدرسة و نقله إلى مدرسة أخرى وذلك بالاتصال والتنسيق مع قسم اللوازم في المديرية .
أما فيما يتعلق بالكتب المدرسية فلا بد من متابعة الأمور التالية :
` ضرورة توفير الكتب المدرسية في أيدي الطلبة في اليوم الأول من الفصل الدراسي في حالة توفرها في مستودع الكتب الخاص بالمديرية .
` أن تقتني كل مدرسة مدبسة كبيرة وتسليم الكتب المدرسية مدبسة حرصاً عليها من التلف ولبقائها حتى العام القادم سليمة وضرورة متابعة الطلاب والإشراف على الكتب المدرسية من قبل مدير المدرسة والهيئة التدريسية فيها .
` عمل مستندات إدخال لجميع الكتب المدرسية المستلمة من مستودع الكتب بناء على مستندات الإخراج الصادرة من المستودع وترحيل هذه المستندات إلى سجل الكتب في المدرسة .
` توعية الطلاب بضرورة الحفاظ على الكتب الموجودة بين أيديهم وتجليدها وكذلك تفقد جميع صفحاتها للتأكد من أنها صالحة وخالية من النقص والعطب .
` ضرورة تطابق رصيد السجل في المدرسة مع الرصيد الفعلي حيث أن رصيد السجل يساوي عدد الكتب الموجودة بين أيدي الطلبة + رصيد الرف .
` في حالة توفر زيادة في الكتب عن الرصيد الفعلي لا بد من عمل مستندات إدخال في الكتب الزائدة و إضافتها إلى رصيد السجل .
` ضرورة إجراء المطابقة السنوية لسجل الكتب الموجود في المدرسة مع سجل الكتب الخاص بالمدرسة والوجود في المديرية .
` إيداع أثمان الكتب المدرسية المباعة للطلاب في البنك أولاً بـأول وفي الحساب الخاص بها وليس في الحساب الخاص بالتبرعات المدرسية ويمكن الرجوع إلى قسم المحاسبة في المديرية لمعرفة رقم الحساب المطلوب.
` يمنع إتلاف الكتب المدرسية والخاصة بالسنة السابقة إلا بعد توفر الكتب الجديدة الخاصة بالسنة الحالية وبالتنسيق مع قسم الكتب في المديرية .
` عند إجراء عملية إتلاف الكتب يجب رفع قوائم الإتلاف حسب النسب التي تقررها وزارة التربية والتعليم العالي إلى قسم الكتب في المديرية ليتم دراستها ومن ثم الموافقة عليها قبل إجراء عملية الإتلاف حيث يتم إضافة كتاب المعلم إلى كتب طلاب الصف الواحد قبل إخراج النسبة المقررة للإتلاف ومن ثم إخراج عدد الكتب المتلفة حسب النسبة المقررة .
مراجعة قسم المتابعة الميدانية في المديرية للاستفسار عما سبق إن لزم .
للأمام الصفحة الرئيسية للخلف
Design by : Zuheir N.Khlaif
Educational Resources Center
Modified : 24/8/2004